Informatikai, Adatvédelmi és Iratkezelési Iroda

Irodavezető: dr. Erdélyi Éva

Telefonszám: (22) 537-635, (22) 537-180

E-mail: erdelyi.eva@pmhiv.szekesfehervar.hu

Levelezési cím: 8000 Székesfehérvár, Városház tér 1.

Az Iroda által ellátott feladatok a következők:

Az Iroda ellátja az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal személyes adatok védelmével és a közérdekű adatok nyilvánosságával kapcsolatos feladatait, ellátja a Hivatal informatikai rendszereivel kapcsolatos adminisztratív feladatokat, továbbá kezeli a Polgármesteri Hivatal Központi Irattárát és Tervtárát.

1. A Polgármesteri Hivatal és az Önkormányzat Adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzatának elkészítése és aktualizálása
2. Adatkezelési tájékoztatók készítése az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal által végzett adatkezelésekhez, a tájékoztatók aktualizálása
3. Adatfeldolgozói szerződések készítése az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal számára adatfeldolgozást végző személyekkel és szervezetekkel
4. Nyilvántartás vezetése az adatvédelmi incidensekről
5. Érdekmérlegelési tesztek készítése és adatvédelmi hatásvizsgálatok lefolytatása az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal adatkezeléseihez (szükség esetén)
6. Közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjét rögzítő szabályzat készítése és aktualizálása
7. Közérdekű adatok megismerése iránti igények megválaszolása
8. Nyilvántartás vezetése a teljesített és az elutasított közérdekű adatigénylésekről
9. Éves jelentés a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság számára a beérkezett adatigénylésekről
10. A közérdekű adatok internetes megjelenítését szabályozó Elektronikus közzétételi szabályzat készítése és aktualizálása
11. Az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal Általános és Különös közzétételi listájának rendszeres frissítése
12. Az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal alkalmazottai munkavégzéséhez szükséges számítástechnikai eszközök beszerzése
13. Az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal által használt szoftverekkel kapcsolatos ügyintézés (új licence vásárlása, meglévő licence hosszabbítása)
14. Számítástechnikai eszközök beüzemelése, számítástechnikai programok telepítése
15. A Polgármesteri Hivatal informatikai rendszeréhez való hozzáféréshez jogosultságok kiosztása
16. A Polgármesteri Hivatal alkalmazottai munkavégzéséhez informatikai segítség nyújtása
17. Folyamatos szakmai együttműködés az informatikai rendszer üzemeltetését végző Önkormányzati Informatikai Központ Nonprofit Kft-vel
18. Az ASP Keretrendszerrel kapcsolatos rendszeradminisztrátori feladatok ellátása
19. Az ASP rendszer IRAT szakrendszerének adminisztrátori feladatainak ellátása
20. Az Önkormányzat, a Polgármesteri Hivatal, az Önkormányzat társulásai és a nemzetiségi önkormányzatok hivatali kapuival kapcsolatos adminisztrátori feladatok ellátása
21. Postai úton beérkező küldemények átvétele, ASP IRAT szakrendszerben történő érkeztetése és továbbítása az illetékes szakiroda számára
22. A hivatali kapukra érkező elektronikus küldemények ASP IRAT szakrendszerbe történő betöltése, az elektronikusan érkezett iratok papír alapú hiteles okirattá alakítása és továbbítása az illetékes szakiroda számára.
23. A Polgármesteri Hivatalba postai úton, személyesen vagy elektronikus úton érkező számlák ASP rendszerben történő érkeztetése és továbbítása a Pénzügyi Iroda számára.
24. Beérkező iratok iktatása a Polgármesteri Hivatal egyes szervezeti egységei számára
25. A szervezeti egységek által előkészített postai küldemények postai továbbítása
26. Iratkezelési Szabályzat készítése és aktualizálása
27. A Polgármesteri Hivatal központi irattárának kezelése, határidő-nyilvántartás kezelése
28. Az irattári anyag levéltárba adásának intézése
29. Az irattári anyag selejtezésének intézése
30. A tevékenységi körébe tartozó információknak az Önkormányzat portálján való megjelenéséről, az információk naprakészen tartásáról való gondoskodás
31. A tevékenységi körébe tartozó ügyekben közgyűlési, bizottsági előterjesztések készítése, a közgyűlési, bizottsági döntések végrehajtása
32. Együttműködés a tevékenységébe tartozó feladatok körében a Hivatal más szervezeti egységeivel
33. Ágazati statisztikák készítése, statisztikák összegyűjtése, összesítése, jogszabályban előírt adatszolgáltatások, jelentések elkészítése

SZABÁLYZATOK

Székesfehérvár Megyei Jogú Város Jegyzőjének 21/94-1/2019. számú utasítása Székesfehérvár Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala Elektronikus Másolatkészítési Szabályzatáról 

Panaszok és közérdekű bejelentések intézése:

Székesfehérvár Megyei Jogú Város Polgármesterének és Jegyzőjének a panaszok és közérdekű bejelentések kezeléséről szóló 21/53-1/2020. számú együttes utasítása alapján történik. 

Panaszok és közérdekű bejelentések tehetők:

a) szóban, a Polgármesteri Hivatal Ügyfélszolgálatán, ügyfélfogadási időben,

b) írásban, papír alapon, Székesfehérvár Megyei Jogú Város Polgármesterének vagy Székesfehérvár Megyei Jogú Város Jegyzőjének címezve vagy

c) elektronikus úton, a polgarmester@pmhiv.szekesfehervar.hu vagy a jegyzo@pmhiv.szekesfehervar.hu e-mail címen vagy az alapvető jogok biztosa által üzemeltetett, "közérdekű bejelentések védett elektronikus rendszerében". 

Szervezeti integritást sértő és korrupciós kockázatokra vonatkozó bejelentések intézése:

Székesfehérvár Megyei Jogú Város Polgármestere és Székesfehérvár Megyei Jogú Város Jegyzője 21/52-1/2020. számú együttes utasítása alapján történik.

Szervezeti integritást sértő és korrupciós kockázatokra vonatkozó bejelentések tehetők:

a) szóban, a Polgármesteri Hivatal Ügyfélszolgálatán, ügyfélfogadási időben,

b) írásban, papír alapon vagy

c) elektronikus úton, az integritas@pmhiv.szekesfehervar.hu e-mail címen.